採用代行はどこまでやってくれる?業務範囲と外注の判断基準

結論から言うと、採用代行が任せられる範囲は「求人を出す準備」から「応募者と連絡を取り、面接を設定するところ」まで。逆に、最終的な採否の判断と雇用契約は、法律上も実務上も自社に残ります。ただしこの線引きは会社によってかなり違い、同じ「採用代行」でも原稿を書くだけの会社と、応募者対応まで巻き取る会社が混在しているのが実態です。この記事では、採用の流れを段階に分けて「どこまで代行できるのか」を整理し、自社に残す業務と外に出す業務を分ける判断基準を示します。

採用代行の業務範囲は「採用ファネルのどこを任せるか」で決まる

採用は「応募を集めて終わり」ではありません。求人が求職者の画面に表示されてから、入社して定着するまでを1本の流れ(ファネル)として捉えると、業務範囲の話が一気に整理できます。

(1)求人が表示される → (2)クリックされる → (3)応募が来る → (4)連絡がつく → (5)面接を予約する → (6)面接を実施する → (7)内定を承諾してもらう → (8)入社・定着

採用代行の見積もりを比べるときは、「この8段のうち、どこからどこまでを、誰がやるのか」を一枚の紙に書き出してみてください。金額の差の正体は、たいていこの範囲の差です。

段階別: 採用代行に任せられる業務の全体マップ

一般的な採用代行サービスで扱われることが多い業務を、段階別に並べると次のようになります。

ポイントは、(1)〜(3)だけを請け負う「求人運用型」と、(4)(5)まで踏み込む「応募者対応型」で、社内の負担がまったく変わることです。現場の実感として、応募が集まり始めてから一番きついのは原稿づくりではなく、応募者への連絡と日程調整です。応募した側は、ほかの会社にも並行して応募していることが珍しくありません。返事が遅い会社から順に、候補から外されていきます。ここを自社で持ち続けるのか手放すのかは、外注効果を左右する分かれ目になります。

採用代行には任せられない業務

一方で、次の業務は代行の対象外になるのが原則です。契約前に誤解しやすい部分なので、押さえておいてください。

• 採否の最終決定 — 誰を採るかを決めるのは雇用主である自社です。代行会社ができるのは、判断材料の整理と推薦までです。
• 雇用契約の締結・労務手続き — 雇用契約書、社会保険、給与計算は自社(または社労士)の領域です。
• 候補者の「紹介・あっせん」 — 求人と求職の間に入って雇用関係の成立をあっせんすることは職業紹介にあたり、手数料を受けて行うには厚生労働大臣の許可が必要です(出典: 石川労働局「職業紹介事業とは」)。採用代行と人材紹介は法的な位置づけが別物だと理解しておきましょう。
• 現場でしか答えられない情報の提供 — 職場の雰囲気、実際のシフトの回り方、一緒に働くメンバーの人柄。これらは自社から提供しないと原稿に書けません。写真も同じで、私たちがお願いするのは作り込んだ写真より、スタッフがふだんの様子を撮ったような写真です。丸投げすると求人が薄くなります。私たちも、原稿を書く前にできるだけお店へ足を運び、オペレーションや雰囲気を見るようにしています。求人はまだまだ文字で伝える部分が大きく、どこを簡潔にしてどこを厚く書くかは、現場を見ないと決められないからです。

自社に残す業務・外に出す業務の分け方

どこまで外注するかは、次の3つの軸で仕分けると迷いません。

1. 専門性が高く、社内に知見が貯まりにくい業務は外に出す — 媒体ごとのカテゴリー分類の仕組み、入札や予算配分、原稿のNG表現。ここは経験値がそのまま結果に出る領域で、片手間でキャッチアップするには重すぎます。
2. 時間はかかるが判断が要らない業務も外に出す — 応募者への一次連絡、日程調整、リマインド。店長や現場責任者の時間を最も削っているのはここです。
3. 自社の魅力を語る業務は残す — 面接での口説き、職場の情報提供、内定後のフォロー。ここを外注すると、応募は増えても承諾率と定着率が落ちます。

要は「作業は出す、意思と魅力は残す」。この線引きができていない発注は、費用対効果が見えにくくなります。どの範囲を引き受けるかは会社のタイプによっても変わるので、採用代行のおすすめの選び方と比較で比べ方を確かめておくと迷いません。

私たちがクルスタで目指しているのも、この形です。媒体選び・求人原稿・運用・数値分析・改善提案まで、求人を出して応募が来るまでの作業はこちらで引き取ります。応募が来たあとの連絡・面接・採否の判断は店舗に残るので、一次面接まで外したい場合はAI面接のmendAIと組み合わせます。イメージとしては、採用に特化した人事担当者が週に3〜4日いる状態に近いと思います。口を出すだけのコンサルではなく、手を動かす実行支援です。そのぶん、できないことは契約前に「できません」とはっきりお伝えするようにしています。範囲の線引きを最初に言葉にしておくことが、発注する側にとってもいちばんの安心材料になるからです。

契約前に「どこまで」を確認する4つの質問

商談の場で、次の4つをそのまま聞いてみてください。範囲の実態がはっきりします。

1. 「基本料金に含まれる業務と、オプション扱いの業務を一覧でください」
2. 「原稿は初回に作って終わりですか。改稿は月に何回まで対応してもらえますか」
3. 「応募者への連絡はどこまで代行されますか。電話も含みますか。対応時間帯は」
4. 「月次レポートには、応募数のほかにどの数字が載りますか」

とくに4つ目は重要です。応募数だけの報告か、表示回数・クリック率・応募率・連絡がついた率まで見せてもらえるかで、改善のスピードが変わります。

まとめ

• 採用代行の範囲は「採用の8段階のどこを任せるか」で決まる。金額差の正体はほぼ範囲差
• 採否の決定・雇用契約・候補者の紹介は代行の対象外。現場情報の提供も自社の仕事
• 作業(媒体運用・原稿・応募者対応)は外に出し、意思決定と魅力を語る場面は自社に残すのが基本形

次の一歩は、自社の採用業務を8段階に分けて「今、誰が何時間使っているか」を書き出すことです。時間が集中している段が、そのまま外注すべき業務になります。