採用代行の契約前チェックリスト15項目

採用代行の商談は、たいてい先方のペースで進みます。サービスの説明を聞き、事例を見せてもらい、見積もりを受け取って「ではご検討ください」。この流れのままだと、比べるべき点があいまいなまま契約し、運用が始まってから「そこは含まれていません」となりがちです。防ぐ方法はシンプルで、こちらから確認事項を持ち込むことです。以下の15項目は、商談1回で聞ききれる分量に絞ってあります。印刷して持ち込むか、スマートフォンで開きながら使ってください。どのタイプの会社に声をかけるかから迷っている場合は、先に採用代行のおすすめの選び方と比較で候補を絞ってから使うと、聞く相手を間違えません。

A. 業務範囲を確定させる(1〜5)

範囲の認識ズレは、契約後のトラブルで最も多い原因です。

1. 基本料金に含まれる業務の一覧を、文書でもらえますか 口頭の「一通りやります」は範囲になりません。含まれる業務と含まれない業務が並んだ紙をもらってください。どこまでを引き受けるかを先に決めて見せられる会社は、運用も安定しています。業務範囲の全体像は採用代行はどこまでやってくれる?業務範囲と外注の判断基準で整理しています。
2. 求人原稿は誰が書きますか。改稿は月に何回まで対応してもらえますか 原稿は作って終わりではなく、数字を見て直し続けるものです。改稿の上限は必ず確認します。
3. 求人媒体のアカウントは誰の名義になりますか。自社も管理画面を見られますか 自社名義が望ましく、少なくとも数字を自分で見られる状態にしておくべきです。
4. 応募者への連絡はどこまで代行されますか(連絡手段・対応時間帯・最初の連絡までの目標時間) メッセージだけか、メール・SMS・電話まで使うかで結果が変わります。応募者は複数の会社に同時に応募していることが多く、先につながった会社が面接を取っていきます。
5. 面接の日程調整とリマインドは含まれますか ここが含まれるかどうかで、現場に残る作業量がまったく変わります。

B. 費用と契約条件を詰める(6〜9)

6. 代行費と求人媒体の広告費の内訳、そして月の総額はいくらの想定ですか。御社の報酬は、広告費の額に連動しますか 代行費が安く見えても、広告費を多く積む前提の設計なら総額は膨らみます。比較は必ず総額で行ってください。そのうえで、報酬が広告費に連動するかどうかを聞きます。広告費が増えるほど報酬が増える形だと、「予算を増やしましょう」という提案が出やすくなります。悪気の問題ではなく、そういう構造です。私たちは広告費に手数料を乗せていないので、「その広告費、止めましょう」から提案を始めることがよくあります。
7. 初期費用はかかりますか。何に対する費用ですか 採用設計やアカウント構築で初期費用が発生する場合があります。内容の説明を求めてください。
8. 最低契約期間と、中途解約の条件はどうなっていますか 解約時に残りの期間の費用が発生するのか、違約金があるのかを、契約書の条文で確認します。
9. オプション扱いの業務と、その料金の一覧をください 写真撮影、スカウト送信、媒体の追加、面接の代行などがオプションになっていることがあります。費用の考え方は採用代行(RPO)の費用はどう決まる?料金体系と選び方も参考にしてください。

C. 運用体制を確かめる(10〜12)

10. 担当者は何名つきますか。担当者1人あたり何社を受け持っていますか 担当社数が多すぎると、月次の改善までは手が回りません。聞きにくい質問ですが、答え方に姿勢が出ます。
11. 日常の連絡手段と、返信の目安時間を教えてください 応募者対応はスピードが大切です。連絡が数日つかない体制では、取りこぼしが積み上がります。
12. キックオフでは何を決めますか 採りたい人物像、目標人数と期限、現場のヒアリングと写真撮影の日程。ここが最初に押さえられていれば、原稿の質は安定します。

D. 数字と改善のサイクルを確認する(13〜15)

13. 月次レポートのサンプルを見せてください 応募数だけの報告か、表示回数・クリック率・応募率・連絡がついた率まで載っているかを見ます。1人を採るには、その何倍もの応募が要ります。どの段で人が落ちているかが分からないと、改善のしようがありません。 あわせて、有料の広告経由の応募と、無料掲載から来た応募を分けて見られるかも確認してください。当社の支援先33社では、Indeedの応募のうち有料配信経由は約46%で、残りは無料枠からの応募でした(出典: 当社「店舗採用データ 2026」2026年8月・概数。当社支援先の実績で、市場平均ではありません)。分けずに合計だけを見ると、広告費の効き目を正しく判断できません。
14. 目標KPIは何で合意しますか 応募数は途中経過であって、成果ではありません。採用人数と採用単価で合意できる相手を選んでください。
15. 成果が出ない場合の見直しはいつ、どう行いますか。契約終了時、原稿・写真・応募データ・アカウントはどうなりますか 3ヶ月時点の見直しの場と、終了時の引き渡し条件。この2つを最初に決めておくと、乗り換えの自由度が保てます。

回答に出る「危険信号」3つ

15項目を聞いていくと、次のような反応が出ることがあります。いずれも判断材料です。

• レポートのサンプルを見せられない — 理由が「機密」であっても、項目名だけの一覧なら出せるはずです。渋る場合は、見ている数字の粒度が浅い可能性があります。
• 応募数の話しかしない — 「まず応募を増やしましょう」で止まる会社は、応募後の取りこぼしを設計に入れていません。集めた応募を活かしきれない運用になりがちです。
• 予算の増額しか打ち手がない — 職種名とカテゴリーの設計、求人の枠の分け方、写真の話が出てこない場合、運用の引き出しが少ない可能性があります。

逆に、こちらが聞く前に「現場の写真を撮らせてください」「1日の流れを教えてください」と求めてくる会社は、原稿で何が効くかを分かっています。できないことをできないと最初に言ってくれる会社も、信頼できる兆候です。私たち自身も店舗を運営していて、写真の差し替えや募集条件の変更は、まず自社の求人で試してから提案するようにしています。「その提案は、自社でも試しましたか」と聞いてみるのも一つの方法です。

契約後にありがちなつまずきは、採用代行で失敗する典型パターンと防ぎ方にまとめています。チェックリストとあわせて読むと、何を確認すべきかの理由が見えやすくなります。飲食店の場合に追加で聞きたいこと(ホールとキッチンで求人を分けるか、店長の面接枠をどう預かるか)は、飲食店・店舗の採用代行で取り上げています。

まとめ

• 業務範囲は文書でもらう。原稿の改稿回数と応募者対応の範囲が、社内の負担を左右する
• 費用は代行費と広告費の総額で比べ、報酬が広告費に連動するか、初期費用・解約条件・オプションまで確認する
• レポートの粒度とKPIの合意、終了時のデータとアカウントの扱い。この3つを最初に決めておく

次の一歩は、この15項目をそのまま商談のアジェンダとして先方に事前共有することです。「当日この15点を伺います」と伝えるだけで、商談の中身が変わります。