採用通知・不採用通知の送り方|店舗のアルバイト面接の連絡文例

面接が終わったあと、いちばん手が止まりやすいのが結果の連絡です。採用の人には何をどこまで書けばいいのか。不採用の人には、どう書けば角が立たないのか。迷っているうちに数日たち、採用したかった人がほかの会社に決めていた、ということは珍しくありません。

この記事では、店舗のアルバイト面接の結果連絡について、いつ・何で・何を伝えるかを整理し、採用・二次面接への案内・不採用・結果が遅れるとき・辞退を受けたときの文例を、そのまま使える形で載せます。【 】の中を差し替えて使ってください。

結果連絡の基本: いつ・何で・何を伝えるか

まず、結果ごとの連絡の仕方を表にしておきます。

採用の連絡を急ぐ理由は、応募者がほかの会社の結果と比べながら決めているからです。面接から合格連絡までの時間の決め方は「内定辞退はスピードで防ぐ」で詳しく書いています。

面接の最後に「結果の伝え方」を約束しておく

結果連絡でもめごとになりやすいのは、文面の中身より、連絡が来るのか来ないのか分からない状態です。面接の最後に、次の3つを口で伝えておきます。

• いつまでに伝えるか — 「【◯日】までにご連絡します」
• 何で伝えるか — 「お電話か、このメールアドレスにご連絡します」
• 全員に連絡するのか、合格の方だけか

3つ目は、店によってやり方が分かれるところです。全員に結果を送る店もあれば、合格の方だけに連絡する店もあります。どちらを選んでも構いませんが、合格の方だけにするなら、そのことを先に伝えておくのが前提です。

代表・中野谷のひとこと

AI面接の最後に、「合格の場合、再度ご連絡させていただきます」と一言添えています。面接のときもそうじゃないですか。本日はお時間いただきありがとうございました、合否に関しては合格だった方にのみご連絡させていただきます、と多分伝えていると思うんです。それと全く一緒です。

合格の方だけに連絡する場合は、「【◯日】までにご連絡がない場合は、今回はご縁がなかったものとお考えください」と、見送りの目安の日も添えておくと、応募者が待ち続けずに済みます。

採用通知の文例: 電話のあとに送る文面

採用はまず電話で伝えます。電話なら、その場で入社の意思を確かめ、初日の日時まで決められます。合格を電話で伝える理由と話し方は「内定辞退を減らすクロージングの技術」で触れています。電話のあと、決めたことを文面で送ります。

``` 件名:【店名】採用のご連絡

【応募者名】様

先日はお時間をいただき、ありがとうございました。 お電話でもお伝えしましたとおり、ぜひ一緒に働いていただきたく、採用のご連絡をいたします。

■初日 【月日(曜日)・時刻】に【店名・住所】へお越しください。 当日は【担当者名】がお迎えします。

■お持ちいただくもの 【持ち物(例:筆記用具、銀行口座が分かるもの)】

■お約束した条件 ・時給: 【金額】 ・勤務: 【曜日・時間帯】 ・仕事の内容: 【最初に担当する仕事】 雇用契約の書類は、初日にお渡しして内容をご説明します。

ご不明な点や、初日の日時のご都合が悪くなった場合は、 【電話番号】(【担当者名】)までご連絡ください。

【店名】【担当者名】 ```

条件は、電話で話した内容と食い違わないように書いてください。あわせて、働き始めるときには労働条件をきちんと明示する必要があります。2024年4月からは、全ての労働契約の締結時に、雇い入れ直後の就業場所・業務の内容に加えて、それらの「変更の範囲」も明示が必要になりました(出典: 厚生労働省リーフレット「2024年4月から労働条件明示のルールが変わりました」2024年9月)。採用の連絡を送る段階で、雇用契約の書類もそろえておくと、初日が慌ただしくなりません。

二次面接に進む人への文例

二次面接の日時は、一次の場で決めてしまうのがいちばん確実です。決めたあとに、確認として送ります。二次面接で何を確かめ、何を伝えるかは「一次面接と二次面接の役割分担」にまとめています。

``` 件名:【店名】二次面接のご案内

【応募者名】様

本日はお話しいただき、ありがとうございました。 ぜひ一度お店でお会いしたく、二次面接のご案内をお送りします。

■日時: 【月日(曜日)・時刻】(【所要時間の目安】) ■場所: 【店名・住所】(【最寄り駅からの道順】) ■当日の流れ: お店の中をご案内し、仕事の内容とシフトについてお話しします。 ■服装: 普段の服装でお越しください。

ご都合が悪くなった場合は、【電話番号】までご連絡ください。 当日お会いできるのを楽しみにしています。

【店名】【担当者名】 ```

不採用通知の文例

不採用の連絡は、短く、丁寧に、で十分です。入れるのは、お礼・結果・応募書類の扱いの3つです。

``` 件名:【店名】選考結果のご連絡

【応募者名】様

このたびは【店名】のアルバイトにご応募いただき、 また面接にお時間をいただき、ありがとうございました。

慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら、 今回は採用を見送らせていただくことになりました。

ご提出いただいた応募書類は、こちらで責任をもって処分いたします。 (別の時間帯や近くの店舗で募集が出た際に、ご案内してもよろしければ、このメールにご返信ください。)

ご応募いただいたことに、あらためて感謝申し上げます。

【店名】【担当者名】 ```

括弧の一文は、勤務できる時間帯が合わなかっただけの人など、別の募集なら合いそうな人に添えます。返事をくれた人にだけ案内すれば、押しつけにはなりません。

応募書類の扱いは、職業安定法とつながっています。求人者などは、求職者の個人情報を、業務の目的の達成に必要な範囲で、目的を明らかにして集め、その目的の範囲内で保管し、使わなければならず、適正に管理するための措置も求められています(出典: e-Gov法令検索「職業安定法」第5条の5・2026年10月確認)。不採用の人の書類やメッセージの記録をいつまで残し、いつ消すかを、店で決めておいてください。

不採用の理由はどう書くか

不採用の理由は、文面では詳しく書かないのが基本です。書いた理由は、受け取り方によって「否定された」と感じさせたり、事実と違う形で広まったりしやすいからです。文例のように「慎重に検討いたしました結果」の一文にとどめます。

電話などで直接聞かれたときは、勤務できる時間帯が店の必要な時間と合わなかった、通勤の距離が条件と合わなかった、といった仕事の条件に関わる事実だけを短く伝えます。人柄や印象についての評価は、言い方を工夫しても伝わり方を選べないので、口にしないほうが安全です。

そして、次のようなことを理由に書く、話すことは避けてください。

• 性別 — 厚生労働省のリーフレットでは、選考の過程で「男性だから」「女性だから」という理由で不採用とすることが、男女雇用機会均等法に違反する例として挙げられています(出典: 厚生労働省「男女均等な採用選考ルール」令和8年6月作成)
• 年齢 — 厚生労働省は、年齢を理由に応募者を不採用とすることも法律違反になるとしています(出典: 厚生労働省「募集・採用における年齢制限禁止について」2026年10月確認)
• 本籍・家族・住まい・思想信条など — そもそも面接で聞かない事項です。結果の理由として書くこともしません

理由を書かないことは、不誠実なことではありません。結果をはっきり伝え、応募してくれたことにきちんとお礼を言うことが、店にとっても応募者にとっても後に残らない伝え方です。

結果が遅れるときの文例

店長が休みだった、二次面接の人がそろうまで待ちたい、などで結果が約束の日に間に合わないときは、その前に連絡します。

``` 【応募者名】様

先日は面接にお時間をいただき、ありがとうございました。 お伝えしていた【◯日】までに結果をお知らせする予定でしたが、 【理由(例:店長と相談のうえで決めたく)】、お返事が【◯日】になります。 お待たせしてしまい申し訳ありません。 【◯日】までに、必ずお電話かこのメールでご連絡いたします。

【店名】【担当者名】 ```

待たせる理由と、次にいつ連絡するかの2つが入っていれば十分です。何も言わずに日が過ぎると、応募者はほかの会社に決めていきます。

辞退の連絡を受けたときの返信文例

辞退の連絡を受けたら、引き止めるより、気持ちよく受け取ることを優先します。

``` 【応募者名】様

ご連絡いただき、ありがとうございます。 辞退の件、承知いたしました。 このたびはご応募いただき、ありがとうございました。 また機会がありましたら、お気軽にお問い合わせください。

【店名】【担当者名】 ```

店舗の場合、応募してくれた人は、近くに住む将来のお客様でもあります。最後のやり取りを丁寧にしておくことは、採用のためだけでなく、店のためでもあります。承諾してから初日までの間に辞退されないための連絡の仕方は「内定後の入社前辞退を防ぐフォロー設計」にまとめています。

送る前に確かめる5つのこと

• 名前・日時・店名を差し替え忘れていないか — 文例を使い回すときにいちばん起きる間違いです
• 宛先は合っているか — 複数の人にまとめて送る場合は、ほかの応募者のアドレスが見えないようにします
• 電話で話した条件と、文面の条件が同じか
• 送る時間帯 — 夜遅い時間や早朝の送信は避け、日中に送ります
• 店の公式の窓口から送っているか — 店長やスタッフの個人の携帯やSNSから連絡しないことを、店のルールにしておきます

まとめ

• 採用はできるだけ早く電話で伝え、そのあと初日・持ち物・条件を文面で送る。働き始めるときの労働条件の明示もあわせて準備する
• 不採用は、お礼・結果・応募書類の扱いを短く丁寧に。理由は定型の一文にとどめ、性別や年齢などを理由に書かない
• 合格の方だけに連絡するなら、面接の最後と案内文で先にそう伝え、見送りの目安の日も添える

次の一歩は、この記事の文例を店の名前と連絡先に書き換えて、すぐ使える場所に保存しておくことです。面接のたびに文面を考えなくて済むだけで、結果の連絡は確実に早くなります。