経理・バックオフィスをAIで減らす|請求・経費・支払いを自動化する順番

毎月かならずやってくる、請求書の発行、もらった請求書の整理、経費の精算、入金の確認。どれも難しい仕事ではありませんが、漏れると困るので後回しにもできず、経営者や店長の時間を少しずつ削っていきます。

私たちも、こうしたバックオフィスの仕事を、外の方にお願いしたり自分たちで手を動かしたりしながら回してきました。いまはそのうちの多くを、少しずつAIに置き換えています。やってみて分かったのは、経理は「何でもAIに任せられる」仕事ではなく、置き換える順番がはっきりある仕事だということです。

代表・中野谷のひとこと

個人的にうまくいっているパターンでいうと、裏方の業務をAI化させていくのが一番楽です。自分でも言語化しやすいので。頭を使ってちょっと考えてやっていくものは、AI化がめっちゃ難しかったり、怖かったりします。

この記事では、中小企業や店舗の経理・バックオフィスを、どの順番でAIに渡していくかを、私たちの運用をもとにまとめます。

バックオフィスがAIに向くところ、向かないところ

経理の仕事には、AIに向く部分と向かない部分がはっきり分かれています。

• 向く — 毎月同じ手順で進む作業、ルールを言葉で説明できる作業、件数が多くて人が見落としやすい作業(集める・まとめる・下書きする・突き合わせる)
• 向かない — その場の事情で判断が変わる作業、お金を実際に動かす決定、税務の判断

人に頼んでいた事務がAIに置き換えやすいのは、人に頼むときに一度、手順を言葉にしているからです。逆に、自分の頭の中だけで判断している仕事は、手順が言葉になっていないので、AIに渡しても結果の良し悪しが判断できません。

自動化する順番は「集める→下書き→照合→実行」

私たちがおすすめしている順番は次のとおりです。下の段ほど、間違えたときの影響が大きくなります。

5番目の「実行」は、AIに渡しません。帳簿に登録する、請求書を送る、お金を払う、という外に出る操作は、人が確認してから行います。

1 集める・まとめる: まずはここから

最初に任せるのは、メールで届く請求書を1か所にまとめる、スタッフから集まる領収書を一覧にする、といった作業です。代表は、もらった請求書をまとめてもらう作業について、「最初は全然違う請求書を拾ってきたりするので、これは違う、あれは違う、と伝える必要がある。外の人に指示している感覚と近い」と話しています。

最初の数回で「何を拾ってほしいか」「何は関係ないか」を教えておくと、次第に手直しが減っていきます。この段は、間違えても人がすぐ気づける作業なので、AIの癖をつかむ練習にもちょうどいい段です。

2 仕訳・経費の下書き: 登録の前に人が全件見る

仕訳や経費の下書きは、AIが得意な作業です。過去にどの科目で処理したかを参考にすれば、同じ種類の取引はかなりの精度で下書きできます。

ただ、下書きはあくまで下書きです。私たちは、仕訳の下書きはAIに任せ、登録の前に人が全件を確認し、承認したものだけを登録する形にしています。

代表・中野谷のひとこと

経費の精算も自動でできちゃいます。ちょっとずれている可能性もあるので、チェックしながらやるんですけど、自分の手を動かすことはだいぶ減りました。

3 請求書の下書き: 作る前に人が承認、送るのも人

請求書は、お客さまに届くものです。請求先や金額を間違えると、そのまま信頼の問題になります。私たちは、請求書は作る前に人が内容を承認し、送るのも人が行うと決めています。AIに任せるのは、契約や実績から下書きを作り、「今月はこの内容で出します」と並べるところまでです。

お客さまへの連絡文を一緒に作る場合の注意はお客さまへの返信・LINEをAIで下書きする方法にまとめています。

4 照合: ずれを見つけるのはAI、理由を確かめるのは人

入金と請求書、支払いと受け取った請求書を突き合わせる作業は、件数が増えるほど人の目では漏れやすくなります。ここはAIに「ずれているものを洗い出して」と頼むと効きます。

ずれが見つかったときに、振込の遅れなのか、金額の相違なのか、こちらの請求の誤りなのかを確かめ、相手に連絡するかどうかを決めるのは人です。

人の仕事は「作業」から「確認」に変わる

ここまでの順番で置き換えていくと、人の仕事の中身が変わります。手を動かして作る時間が減り、AIが作ったものに「これ、ずれてない?」と確認する時間が増えます。

代表は「定期的な作業はAIに置き換わっていき、そのぶん『これ、ずれてない?』という確認が増えていく」と話しています。作業そのものはAIに渡しても、最後の確認だけは人が持ち続ける。人の確認を残したうえで任せる、というのが私たちの線引きです。

もう1つ、置き換えを進めるうえで効いたのが、情報の置き場所を見直すことです。私たちは、請求に関わる情報をAIが読み取りやすい形の置き場所に移しました。人が見やすい表と、AIが読み取りやすい形は、必ずしも同じではありません。AIに任せる作業が増えてきたら、置き場所そのものを見直す価値があります。

法令と専門家の確認を外さない

経理をAI化するときに、とくに押さえておきたいのが電子データの保存です。国税庁は、取引に関する情報を含む電子データをやり取りした場合の保存義務や保存方法も電子帳簿保存法で定められているとし、所得税法・法人税法上の保存義務者は特に「電子取引」について確認するよう案内しています(出典: 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」2026年10月確認)。メールで受け取った請求書のPDFを、AIにまとめてもらうときも、保存のしかたが法令に合っているかは確認が必要です。

そのうえで、次の2つは人が持ち続けてください。

• 税務の判断 — 科目の迷うものや、例外的な取引の扱いは、顧問の税理士に確認する
• 情報の扱い — 取引先の情報やスタッフの給与など、外に出してはいけない情報をAIにどう渡すかを先に決める。考え方は生成AIを社内で使うときの情報の扱いにまとめています

AIにどんな道具を使うかはClaude Code・Codexとは?で、売上や予約の数字を毎朝そろえる仕組みはAIで店舗の売上・予約の数字を毎朝そろえる方法で書いています。

まとめ

• バックオフィスのAI化は「集める→下書き→照合→実行」の順に進める。人に頼んでいた、手順を言葉にできる事務から渡す
• AIに任せるのは下書きと照合まで。帳簿への登録・請求書の送付・支払いは、人が確認してから行う
• 人の仕事は作業から確認に変わる。電子データの保存や税務の判断は、法令と税理士の確認を外さない

まずは、先月1ヶ月の経理の作業を書き出して、「集める」「下書き」「照合」「実行」のどれに当たるかを分けてみてください。「集める」に入ったものが、最初にAIに渡す候補です。