面接の業務負担から店長・現場責任者を解放する方法

面接1件にどれくらい時間がかかるかを店長に聞くと、多くの方が「30分くらい」と答えます。ところが、応募通知を確認してから合否を伝えるまでの作業をすべて足すと、実際に取られている時間はその何倍にもなります。差を生んでいるのは面接そのものではなく、前後に散らばった細かな作業です。

この記事では、面接の業務負担を分解したうえで、「なくす・まとめる・渡す」の3つの方向から、店長と現場責任者の時間を取り戻す方法を整理します。

面接の負担は「面接の時間」だけではない

面接1件に付いてくる作業を並べると、次のようになります。

店長が「面接の仕事」として数えているのは、たいてい面接の行だけです。ほかは日々の仕事の合間に溶け込んでいるので、負担として数えられません。だから「面接くらいなら大丈夫」と言いながら、気づけば現場が回らなくなっています。

しかも、これらの作業は細切れにやってきます。接客中に応募の通知が鳴り、休憩中に電話を折り返し、閉店後にリマインドを送る。まとまった1時間を取られるより、短い中断が何度も入るほうが、現場の集中とシフトへの影響は大きくなります。

いちばんきついのは「量」より「読めなさ」

面接の負担が現場を追い詰めるのは、作業の量以上に、予定が読めないからです。

応募がいつ来るかは分かりません。何回連絡すればつながるかも分かりません。予約が入っても、当日来るかどうかは分かりません。来なかった日、準備した時間や外したシフトは戻ってきません。ドタキャン1件の損失は、面接の30分ではなく、その日の店の回し方そのものです。

もう一段困ったことも起きます。負担が読めないと、応募を増やすこと自体を避けたくなるのです。募集の条件を絞る、掲載を控える、といった判断が現場から出てきます。人が足りないから採用しているのに、面接の負担を避けるために入口を自分で狭めてしまう。応募を増やせば面接が回らず、絞れば応募が来ない。店舗の採用には、このジレンマがつきまといます。

この負担の重さは、私たち自身も身をもって知っています。mendAIは最初、応募者との面談を当社のスタッフが代わりに行う形で始めました。やってみると、連絡をつけ、日程を合わせ、話を聞いて記録に残すという一連の作業は想像していた以上に重く、人の手だけで続けるのは難しいと分かりました。そこで、面接の部分をAIに任せる仕組みに切り替えたという経緯があります。店長が店を回しながらこれを抱えているなら、負担が重いのは当然です。

減らす3つの方向: なくす・まとめる・渡す

負担を減らす打ち手は、次の3つに分けられます。上から順に、お金をかけずに始められます。

なくす: そもそも発生させない

• 前日のリマインドを必ず送り、空振りを減らす。「迷ったらすぐお電話ください」の一言を添える
• 道順は目印や入口まで具体的に伝え、当日の道迷いによるキャンセルを防ぐ
• 予約から面接までの日をできるだけ近くする。間が空くほど他社で決まりやすくなる
• 面接の場所を固定し、そのつどの場所探しをなくす

まとめる: 細切れを塊にする

• 応募通知の受け口を1か所に集める。媒体ごとにばらばらだと、見落としと確認の手間が増える
• 連絡の文面をテンプレートにする。第一報・リマインド・再送・日程変更の4種類でほぼ足ります
• 店長が面接する枠を、曜日と時間帯で固定する

ただし、最後の「枠を固定する」には落とし穴があります。店長が面接に使いやすいのは、多くの場合、平日の昼の空き時間です。その時間に動けない応募者とは都合が合わず、日程が先へ延びた末に他社へ流れてしまいます。

実際、当社の支援先でいつでも受けられるAI面接を導入した6社では、面接を受けた1,117人の50.9%が平日9時から18時以外に受けており、22時から翌朝9時の間に受けた人も16.9%いました(出典: 当社「店舗採用データ 2026」。2026年5月19日〜9月26日、当社支援先6社の実績で、市場平均ではありません)。店長の枠をまとめるなら、一次面接は応募者の都合で受けられる形と組み合わせないと、まとめた分だけ会える人が減ります。

渡す: 人か仕組みに移す

• 第一報と日程の段取りは、事務スタッフや本部に寄せやすい定型作業です
• 一次面接そのものを仕組みに移す方法もあります。全員に同じ質問をし、回答を記録してレポートにしておけば、店長はそれを見て会う人を決めるだけで済みます。当社の支援先の記録では、AI面接1回にかかった時間は中央値で11.2分でした(同じ出典・期間)。応募者にとっても、空いた時間に短く済ませられる長さです

3つのうち、まず手をつけるのは「なくす」と「まとめる」です。どちらも今日からお金をかけずにできます。それでも足りないときに「渡す」を考える、という順番が無理のない進め方です。面接を仕組みに渡す方法の違いは「録画面接(動画選考)とAI面接の違いを整理する」で比べています。

店長が手放してはいけないこと

効率化の話をすると、「では面接は全部外に出せばよいのか」となりがちですが、そうではありません。面接は選ぶ場であると同時に、選ばれる場でもあります。良い人ほど他社からも声がかかっていて、「ここで働きたい」と思えたかどうかで行き先を決めます。

一緒に働く人の顔が見えること、シフトの融通や仕事の広がりにその場で具体的に答えられること、「なぜあなたと一緒に働きたいのか」を本人に伝えられること。これは現場の責任者にしかできません。応募者は、いずれお店のお客様やファンになってくれるかもしれない人でもあります。ここを雑にすると、採用だけでなく店の評判にも響きます。

だから、渡すのは「つながるまでの手間」と「全員に同じことを聞く部分」であって、「口説く時間」ではありません。前半の作業に追われて口説く余力がなくなっていることこそが、内定を出しても辞退される原因になっています。負担を減らす目的は、面接をなくすことではなく、会うべき人にきちんと向き合える状態をつくることです。

外に渡すときに確認する3つのこと

応募者対応や一次面接を外部に任せるときは、次の3点を確認してください。

1. どこまでが範囲か — 連絡だけなのか、日程の段取りまでか、一次面接までか。曖昧なまま始めると、結局は店長に差し戻されます
2. 現場に何が残るか — 店長の仕事が「記録を見て会う人を決める」「会ったときに口説く」の2つに絞れているか
3. 記録が残るか — 誰をなぜ採ったか、どの媒体からの応募が採用と定着につながったかが後から見えるか。ここが残らないと、負担は減っても採用はうまくなりません

外部サービスの種類と選び方は「面接代行サービスの比較と選び方(2026年版)」で整理しています。店長の手を空けたい店舗向けには、「店舗・アルバイトの面接代行のおすすめ」でタイプごとの向き不向きを並べました。

まとめ

• 面接の業務負担の大半は、面接の時間ではなく、連絡・日程調整・リマインド・空振りといった細切れの作業
• いちばんの問題は量より読めなさ。負担を避けるために、採用の入口を自分で狭めてしまうことがある
• 「なくす・まとめる・渡す」の順に手を打つ。店長の枠をまとめるなら、応募者が都合のよい時間に受けられる一次面接と組み合わせ、口説く時間だけは現場に残す

まずは1件分でよいので、応募通知から合否連絡までにかかった時間をすべて足してみてください。思っていたより大きい数字が出たなら、その分だけ仕組みで削れる余地があるということです。